Работа в офисе – бесконечно изменчивый процесс. Появляются новые сотрудники и технологии, меняются бизнес-задачи… Как должны отразиться на оборудовании офиса эти изменения? Переоборудованием офиса можно заниматься постоянно, если не заложить в проект возможность настраивать офис на происходящие изменения.
- Как гарантировать успех проекта?
Чётко сформулируйте цели, ради которых Вы решили переоборудовать офис. Помните, что офис - это инструмент для решения Ваших бизнес-задач. Продумайте, как Вы будете определять, достигнуты ли поставленные цели.
- Как гарантировать качество проекта?
Поручите разработку проекта переоборудования Вашего офиса прошедшему специальное обучение и сертифицированному дилеру МДЦ.
- Как организовать защиту проекта?
Неважно, идёт ли речь о двух или сотнях рабочих мест – проект должен быть тщательно проработан, и пройти защиту. Так как в проекте реализуется определённая модель рабочих процессов, процессов Вашего офиса.
К защите проекта привлеките руководителей подразделений, на работу которых повлияет переоборудование офиса. При защите проекта спрашивайте, не где и какая мебель будет стоять, а как будут осуществляться те или иные рабочие процессы.
- Как подготовить сотрудников к работе в новых условиях?
Представление человека о его значении для компании зависит не только от размера зарплаты, но и от возможности оказывать влияние на происходящие вокруг него процессы. Предоставьте сотрудникам необходимую информацию и дайте им возможность обсудить предстоящие в офисе изменения. Это снизит уровень их дискомфорта и подготовит к работе в новых условиях.
- Как организовать переоборудование офиса, не нарушая его жизнедеятельность?
Выделите участки офиса для поэтапного переоборудования. При этом надо руководствоваться параметрами так называемых буферных помещений или зон, в которые Вы будете в начале каждого этапа на время "отселять" переоборудуемые части офиса. В качестве буферных помещений и зон можно использовать, например, переговорные комнаты. Для проведения переговоров на этот период можно организовать компактные брифинг-зоны или перенести переговоры за границы офиса. Ещё один вариант организации буферных зон - часть работников офиса можно временно перевести на домашнюю работу, введя в рабочие процессы специальные процедуры постановки задачи и контроллинга.
В целях экономии финансовых ресурсов для оснащения буферных зон мебель можно взять в аренду на период проведения работ.
Составьте календарный график всех основных событий, таких как завершение строительных работ, поставки мебели и оборудования, сборка и монтаж рабочих мест, переезды участков офиса в буферные зоны и в подготовленные помещения.
Контролируйте ход исполнения этого графика, и, при необходимости, вносите в него изменения.
Проинформируйте и проинструктируйте сотрудников о режиме их работы и изменениях в рабочих процессах на период переоборудования офиса.
- Как добиться максимального результата от переоборудования офиса?
Максимальным можно считать результат, когда основные ресурсы офиса используются с максимальной эффективностью. Причём, критерии эффективности у каждой компании могут быть свои. Например, производительность работников или оптимальное использование площадей офиса.
Воспользуйтесь услугой "МДЦ" оценка резервов увеличения эффективности офиса" для правильной постановки задачи переоборудования офиса. При этом, чтобы избежать ненужных затрат в будущем, желательно ответить на вопросы: «Будут ли завтрашние рабочие процессы такими же, как сегодня? Как они могут измениться?».
